डिजिटलीकरण के बाद फाइलें भौतिक रूप से भी रहेंगी सुरक्षित
लखनऊ। सचिवालय के विभागों में ई-ऑफिस प्रणाली को बढ़ावा देने के क्रम में सचिवालय प्रशासन ने सख्ती शुरू की है। सचिवालय प्रशासन ने अपने यहां ई-ऑफिस प्रणाली को लागू करने के बाद सभी 93 विभागों के अधीन सभी कार्यालयों में ई-ऑफिस व्यवस्था को लागू करने की प्रक्रिया शुरू कर दी है। इन विभागों की सभी फाइलों का अभियान चलाकर डिजिटलाइजेशन कराया जाएगा।
सचिवालय प्रशासन ने अपने यहां पूरी तरीके से पत्रावलियों को अनिवार्य रूप से ई-ऑफिस के माध्यम से ही काम करने की व्यवस्था को प्रभावी बनाया है। इससे काम की प्रक्रिया सरल और
तेज हुई है। अनावश्यक फाइलों को लेकर दौड़ जहां कम हुई है, वहां इसमें छेड़छाड़ व गड़बड़ियों की भी आशंका समाप्त हुई है।
सचिवालय प्रशासन ने सभी विभागों में ई-ऑफिस व्यवस्था लागू करने से पहले फाइलों की स्कैनिंग कर उन्हें डिजिटलाइज करने के निर्देश दिए हैं। इसके लिए प्रशासन ने पश्चिम बंगाल की टेकहॉक सोल्यूशंस संस्था का चयन किया है।
सभी अनुभाग अधिकारी, प्रकोष्ठ अधिकारी व कार्यालय इंचार्ज को निर्देश दिया गया है कि वे आवश्यक व्यवस्था कर फाइलों का
डिजिटलाइजेशन कराया जाए। सचिवालय प्रशासन विभाग के प्रमुख के रविंद्र नायक ने सभी अपर मुख्य सचिव, प्रमुख सचिव व सचिव से कहा है कि अपने यहां जो भी पत्रावली व अभिलेख हैं। उन्हें निर्धारित संस्था को स्कैनिंग के लिए उपलब्ध कराएं।
जिनका डिजिटलाइजेशन पूरा हो जाएगा, उस फाइल को संस्था से लेकर भौतिक रूप में भी सुरक्षित रखा जाएगा। स्कैनिंग के बाद पत्रावली, अभिलेखों को ई-ऑफिस पर अपलोड कर इसका काम भी संबंधित अधिकारी निर्धारित संस्था से कराएं।
ताकि जल्द से जल्द विभागों में भी ई-ऑफिस व्यवस्था को प्रभावी बनाया जाए और कार्य प्रणाली को बेहतर किया जा सके।
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